Registrul general de evidenta a salariatilor REVISAL

B.     Proceduri şi termene de operare în REVISAL

Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi procedura privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic sunt aprobate prinOrdinul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale nr. 1918/2011, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, Nr. 587, din 19 august 2011.

b.1.)  Cuprivire la înfiinţarea registrului general de evidenţă a salariaţilor

Unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor — sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România — au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:

a) au primit delegare de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b) au primit delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor.

Unităţile fără personalitate juridică care îndeplinesc condiţiile menţionate mai sus pot încheia contracte de prestări de servicii în vederea completării şi transmiterii registrului, dacă au primit delegare în acest sens.

b.2.) Cu privire la completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor

Registrul general de evidenţă a salariaţilor cuprinde contractele individuale de muncă în desfăşurare la data intrării în vigoare a prevederilor hotărârii, indiferent dacă acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011. Registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează în ordinea încheierii, modificării, suspendării sau încetării contractelor individuale de muncă.

Completarea elementului referitor la salariu se realizează şi pentru contractele deja înregistrate, în termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a hotărârii. Registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.

Completarea registrului se face de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator. Angajatorii pot contracta serviciul de completare şi transmitere a registrului prin încheierea, cu respectarea dispoziţiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare, de contracte de prestări de servicii cu prestatori înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncă, care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare.

In vederea înregistrării prestatorilor de servicii la inspectoratele teritoriale de muncă, angajatorii au obligaţia de a informa în scris inspectoratele teritoriale de muncă despre încheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului. Informarea inspectoratului teritorial de muncă se va efectua în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii. Informarea va consta într-o adresă întocmită de angajator, care va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii; certificatul de înregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comerţului; dovada înregistrării prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi data de la care s-a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului.

In cazul încetării sau rezilierii contractului de prestări de servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de muncă acest fapt cel mai târziu la data încetării sau rezilierii, în vederea eliberării unei noi parole angajatorului. Completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor prin utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instructiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

In cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii.

Structura şi formatul de fişier aferente registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul angajatorilor care utilizează aplicaţii informatice proprii, se pun la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

b.3.) Cu privire la transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor

Transmiterea registrului se face de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator. Termenele de completare, respectiv înregistrare în registru a elementelor prevăzute în hotărâre sunt stabilite după cum urmează:

a) cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză;
b) în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a hotărârii, pentru elementul referitor la salariu, sporuri şi cuantumul acestora, în cazul contractelor individuale de muncă deja inregistrate. Prin salariu se înţelege salariul de bază lunar brut stipulat în contractul individual de muncă;
c) cel târziu în ziua lucrătoare anterioară împlinirii termenului de 20 de zile lucrătoare prevăzut de lege, de la data apariţiei modificării elementelor din contractul individual de muncă, cu excepţia situaţiilor în care modificările se produc ca urmare a unei hotărâri judecătoresti sau ca efect al unui act normativ când înregistrarea în registru se face în ziua în care angajatorul se prezumă, potrivit legii, că a luat cunoştinţă de conţinutul acestora.

Registrul completat pe baza aplicaţiei informatice proprii sau distribuite de Inspecţia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul ori domiciliul, după caz, cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către primul salariat. Unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor, care au competenţa înfiinţării, completării şi transmiterii registrului, au obligaţia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea, cu îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de hotărâre.